Việc này làm mất nhiều công sức, gây ảnh hưởng đến thời gian giảng dạy, công tác và bồi dưỡng nâng cao năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ quản lý, giáo viên.
Nhằm chấn chỉnh tình trạng trên và đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng CNTT trong quản lý, Sở GD&ĐT Bà Rịa - Vũng Tàu yêu cầu các nhà trường không sử dụng những loại hồ sơ, sổ sách ngoài quy định của Điều lệ hoặc Quy chế do Bộ GD&ĐT ban hành; có thể sử dụng kết hợp để giảm số lượng các loại hồ sơ, sổ sách ở mỗi trường.
Không được yêu cầu giáo viên phổ thông, giáo viên GDTX có thêm các loại hồ sơ, sổ sách, ngoài các loại sau:
Giáo án (bài soạn) lên lớp viết tay hoặc đánh máy (khuyến khích giáo viên đánh máy); có thể kết hợp soạn giáo án các môn học hoặc hoạt động giáo dục trong cùng một cuốn;
Sổ ghi kế hoạch giảng dạy và ghi chép sinh hoạt chuyên môn, dự giờ, thăm lớp; Sổ điểm cá nhân (không yêu cầu đối với giáo viên tiểu học); Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp).
Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà trường, như sử dụng sổ điểm điện tử, phần mềm quản lý tổng hợp các số liệu, hồ sơ quản lý nhà trường… nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ về “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy, học và quản lý giáo dục” của Ngành đã đề ra.