Thủ trưởng là người quản lý nhà nước ở đơn vị do mình phụ trách: chịu trách nhiệm toàn bộ về sứ mệnh của nhà trường. Do đó, Thủ trưởng hơn ai hết phải tỏ rõ quan điểm (Cách mạng), ý tưởng (Sáng suốt), ý chí (Quyết đoán), tình cảm (Chân tình), việc làm (Cụ thể).
Những quan điểm, ý tưởng, ý chí, tình cảm, việc làm của Thủ trưởng là sự biểu hiện sinh động của chức năng quản lý: Kế hoạch - Tổ chức - Chỉ đạo - Kiểm tra.
Kế hoạch: Có quan điểm cách mạng, biện chứng thì việc xây dựng kế hoạch sẽ định được mục tiêu. Nhà quản lý bắt đầu với việc lên kế hoạch. Nhà quản lý giỏi bắt đầu với kế hoạch tốt.
Thiết nghĩ, kế hoạch là do Thủ trưởng định ra. Kế hoạch mà duy ý chí, mang tính chủ quan của cá nhân thì chắc chắn khi triển khai thực hiện sẽ gặp những vướng mắc, cản trở hoặc sẽ mang đến những hệ lụy khó lường.
Đã có kế hoạch là phải quyết tâm thực hiện thành công của kế hoạch đó. Do vậy, kế hoạch phải khoa học, khách quan, thực tế và có tính khả thi. Kế hoạch cho cả một tập thể thực hiện phải được tập thể đó đồng tình ủng hộ.
Do đó, xây dựng một kế hoạch phải có sự bàn bạc trao đổi của cả tập thể lãnh đạo (Thường là cán bộ chủ chốt của đơn vị). Mỗi khi được tập thể thống nhất ý chí, thì hành động của họ sẽ hăng hái, nhiệt tình và có trách nhiệm cao, vì chính họ đã ý thức được rằng công việc đó chứa đựng cả nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi người.
Vô hình trung, kế hoạch của người thủ trưởng đã có hiệu lực quản lý và ắt sẽ đạt hiệu kết quả cao.
Tổ chức: "Tổ chức" có vị trí và ý nghĩa đặc biệt trong quy trình và chức năng quản lý.
Trên nền tảng kế hoạch đã định, người quản lý phải biết tổ chức các hoạt động bằng các giải pháp, phương pháp, biện pháp, thích hợp, đa dạng và cụ thể;
Tổ chức các hoạt động vừa mang tính khoa học lại vừa mang tính nghệ thuật. Tính khoa học trong công tác tổ chức là sự chính xác, hữu hiệu cao, mang tính quyết đoán mạnh mẽ; tính nghệ thuật của công tác tổ chức là sự khéo léo, tinh tế, sáng tạo.
Biện pháp tổ chức mang tính khoa học là những quyết định của chủ thể quản lý hướng đến khách thể quản lý bắt buộc phải thực hiện, thi hành.
Biện pháp này được coi như là một "mệnh lệnh" của người "chỉ huy"; biện pháp mang tính nghệ thuật cũng hướng đến mục tiêu là làm cho khách thể quản lý phải thi hành nhiệm vụ.
Tuy nhiên, sự tác động của chủ thể quản lý lúc này là lời động viên, sự khích lệ tác động sâu sắc vào tâm lý, tình cảm làm cho đối tượng quản lý tự giác thi hành nhiệm vụ. Kết hợp khoa học và biện pháp nghệ thuật trong quản lý càng uyển chuyển thì hiệu lực, hiệu quả quản lý càng cao.
Chỉ đạo: Thủ trưởng có vai trò hết sức to lớn là công tác chỉ đạo. Chỉ đạo của người thủ trưởng vừa là sự định hướng, vừa là sự chỉ huy, chỉ dẫn cho tập thể và cá nhân đi đúng đường.
Muốn có sự chỉ đạo tốt, trước hết người "Chỉ huy" phải có tư tưởng sáng suốt, biết đặt quyền lợi của tập thể lên trên hết; ý chí chỉ đạo vừa kiên quyết những phải hết sức khách quan; phương pháp chỉ đạo vừa cụ thể nhưng cũng hết sức linh hoạt.
Người Thủ trưởng có vô số công việc ở nhiều lĩnh vực phải làm, đòi hỏi phải có sự chỉ đạo đối với từng bộ phận giúp việc, từng cá nhân tham mưu; chỉ đạo càng thường xuyên và cụ thể bao nhiêu thì người Thủ trưởng càng kiểm soát được nhiều hoạt động bấy nhiêu.
Trong đợt kiểm tra vừa qua, hồ sơ quản lý của nhiều Thủ trưởng chưa thực hiện việc theo dõi kết quả xếp loại và danh hiệu thi đua của CBGVNV hằng năm; chưa cập nhật và sắp xếp hồ sơ cán bộ một cách ngăn nắp, khoa hoc.....
Thiết nghĩ những công việc này, do Thủ trưởng chưa có sự chỉ đạo thường xuyên đối với bộ phận giúp việc nên vô tình mình đã chưa hoàn thành nhiệm vụ. Xin được nêu ra một thực tế như trên để Thủ trưởng tự liên hệ.
Kiểm tra: Kiểm tra là khâu cuối cùng của quy trình quản lý. Nói là quy trình cuối cùng nhưng công tác kiểm tra xuất hiện từ việc lập "kế hoạch" (kiểm tra lúc này là sự rà soát).
Khi lập kế hoạch, người Thủ trưởng phải nêu cao trách nhiệm đối với mục tiêu hoạch định. Do đó, việc kiểm tra trong lập kế hoạch là sự cân nhắc, đối chiếu, xem xét tính thực tiển, sự khả thi, khả năng ủng hộ đồng tình của tập thể!?;
Trong khi "tổ chức" càng phải có sự kiểm tra: các điều kiện ứng dụng, lựa chọn, điều chỉnh, thay đổi phương pháp, biện pháp để có tính phù hợp và đạt hiệu quả cao.
Trong khi "chỉ đạo", người Thủ trưởng phải luôn tự kiểm tra mình: soát xét tư tưởng chỉ đạo, liên hệ thực tế, thăm dò dư luận tập thể, tinh thần dân chủ, sự chia sẽ, hợp tác, ủng hộ được bao nhiêu phần trăm?
(Nếu không đạt được 70% trở lên đồng tình của tập thể thì xem xét lại một trong hai yếu tổ: tư tưởng chỉ đạo hoặc phương pháp chỉ đạo của mình).
Kiểm tra là công việc thường xuyên để phủ soát công việc; kiểm tra để có sự điều chỉnh kịp thời về các điều kiện và phương pháp tổ chức;
Kiểm tra để phát hiện những biểu hiện tiêu cực làm cản trở nhiệm vụ chung; kiểm tra để đánh giá, khen chê đúng lúc, đúng đối tượng. Và, cao hơn hết của hoạt động kiểm tra là để khẳng định kết quả thực hiện nhiệm vụ của cả tập thể và từng cá nhân, biểu dương, nhân điển hình.
Đừng nghĩ rằng, đối tượng quản lý không muốn người quản lý kiểm tra mà ngại tổ chức kiểm tra, thanh tra. Kiểm tra là một hoạt động bắt buộc.
Hàng kỳ, hằng năm từng đơn vị phải tổ chức kiểm tra nội bộ trường học, kiểm tra chuyên đề, kiểm tra hoạt động sư phạm của nhà giáo...
Kiểm tra và đánh giá khách quan, công bằng là đòn bẩy của hoạt động thi đua, là phát huy được tinh thần dân chủ tập thể, là xây dựng và củng cố được khối đoàn kết cơ quan.
Do đó, cá nhân cũng muốn người quản lý kiểm tra để đánh giá xếp loại cho mỗi người, cho từng tập thể để mỗi các nhân và tổ chức nhận rõ về mình và soi xét trong sự tương quan chung. Bản chất sâu xa của công tác kiểm tra là làm cho mỗi cá nhân và từng tập thể luôn vận động và phát triển.
Do vậy, sau một hoạt động kiểm tra, Thủ trưởng phải công khai kết quả kiểm tra, đánh giá.
Quan hệ ràng buộc, tương hỗ
Bốn chức năng quản lý của người Thủ trưởng đơn vị có mối quan hệ ràng buộc, tương hỗ lẫn nhau.
Người làm việc có kế hoạch thì khi thực thi công việc sẽ không lúng túng và không bỏ sót công việc; không chỉ người lãnh đạo cần có kế hoạch để tổ chức, chỉ đạo, điều hành mà cả những người thực hiện kế hoạch họ cũng luôn được tiếp nhận kế hoạch kịp thời để xây dựng kế hoạch cá nhân, chủ động thi hành nhiệm vụ.
Có kế hoạch rồi mà không có cách tổ chức tốt thì kế hoạch chỉ là lý thuyết. Tổ chức để thực hiện kế hoạch là sự huy động, tập hợp lôi cuốn mọi người vào cuộc.
Kế hoạch hay, tổ chức tốt, chỉ đạo khéo thì người vào cuộc đông. Niềm vui và sự thành công đầu tiên của người quản lý là kế hoạch được số đông tập thể ủng hộ, đồng tình; niềm vui cuối cùng của người quản lý là có niềm tin của tập thể và kế hoạch đạt kết quả cao.
Những nội dung mà tôi đề cập ở trên hoàn toàn không có gì mới mẻ đối với những nhà quản lý. Nhưng đây có thể là những ý kiến có ích khi nó được coi như là những giá trị trao đổi, chia sẻ, kiểm nghiệm của những người cộng sự.
