Bản in

Khoa học

Thứ Năm, 28/1/2016 01:00

Bí quyết thành công của 1 CEO công nghệ: không lãng phí thời gian đọc email

Bí quyết thành công của 1 CEO công nghệ: không lãng phí thời gian đọc email

'Tôi nhận thấy rằng trong cùng một khoảng thời gian thì lượng công việc tôi làm xong lớn hơn. Rõ ràng là do tôi tập trung làm việc hơn'.

Nếu gửi cho Kate Unsworth một email vào bất cứ ngày nào trong năm, bạn đều sẽ chỉ nhận được thư trả lời tự động:

“Bắt đầu từ tháng trước tôi đã giảm thiểu 70% thời gian dành cho việc kiểm tra email đến. Điều này khiến tôi cảm thấy hạnh phúc, làm việc năng suất và có thể xử lý những việc cấp bách tốt hơn. Tôi đang cố gắng sắp xếp giảm số thời gian vào hòm thư để duy trì sự tập trung và cải thiện năng suất làm việc.”

Đối với thế giới hiện đại ngày nay, đặc biệt là với một CEO công nghệ, điều này có vẻ bất thường. Tuy vậy, thông điệp của Unsworth không phải là chuẩn mực mà bạn bắt buộc phải làm theo.

Đây là tuyên bố mang tính cá nhân, thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách thức chúng ta sử dụng và sống với công nghệ. Công nghệ không phải là kẻ thù nhưng chúng ta cần tạo ra một ranh giới phù hợp.

Nỗi sợ hãi phải nhìn thấy hàng đống email gửi đến bắt đầu từ khi Unsworth ra trường.

“Tôi như bị mắc kẹt trong thế giới của công việc. Tôi đọc mail trên giường trước khi thiếp đi vì mệt và ngay khi tôi vừa tỉnh giấc. Tôi có thể đang dùng bữa tối với bạn bè, nhưng vẫn phải dành thời gian trả lời mail. Rồi tôi cũng nhận ra rằng mình đang sai lầm. Nếu tôi trả lời thư quá nhanh, nó sẽ khiến tôi mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hiệu quả của những công việc khác.”

Vào một buổi tối thứ năm cuối năm 2012, Unsworth đã gặp khủng hoảng khi ra ngoài ăn tối cùng một người bạn.

“Tôi đã rất tức giận bởi vì điện thoại của mình hết pin mà tôi lại chẳng có cục sạc dự phòng nào cả.” Tôi cố gắng trấn tĩnh bản thân và tự hỏi: “Thật vô lý. Tại sao mình phải điên lên vào lúc này cơ chứ. Tôi đã có một ngày làm việc thành công, một ly rượu trên tay trong không gian âm nhạc du dương. Điều tôi cần làm lúc này là thư giãn thôi.”

Sau một thời gian cân nhắc, cô đã mạnh dạn thử nghiệm. Với sự đồng ý của sếp, ngoài thời gian 8h làm việc tại văn phòng, ngoài giờ cô chẳng hề online. Tại công ty, cô chỉ kiểm tra hòm thư hai lần, một lần vào buổi sáng và một lần ngay trước khi cô rời văn phòng. Thời gian còn lại trong ngày, cô tập trung hoàn toàn vào công việc của mình.

Đã có một sự thay đổi rõ ràng.

“Tôi nhận thấy rằng trong cùng một khoảng thời gian thì lượng công việc tôi làm xong lớn hơn. Rõ ràng là do tôi tập trung làm việc hơn,” Unsworth cho biết.

“Tôi cũng cải thiện được các mối quan hệ cá nhân. Trước đây, tôi luôn bị phân tâm nên không hoàn toàn chú ý đến những gì bạn tôi muốn nói. Chính vì thế, tôi chỉ luôn trả lời họ những câu chung chung. Giờ đây thì mọi việc đã tốt hơn rất nhiều.”

Vào năm 2013, Unsworth nhận thấy rằng nếu chỉ có mình cô “cai nghiện” kỹ thuật số thì chưa đủ. Cô muốn tìm ra những cách dễ dàng cho nhiều người khác cũng có thể làm được. Do đó, cô đã thành lập ra Vinaya (trong tiếng Phạn nghĩa là yên tĩnh và kỷ luật).

Công ty này thuê các nhà nghiên cứu để tìm ra cách thức con người hình thành thói quen. Sau đó sử dụng những hiểu biết này để giúp các nhà thiết kế sản phẩm công nghệ giải quyết các vấn đề.

Sản phẩm đầu tiên của công ty có tên gọi là Altruis. Đó là một hòn đá gắn trên nhẫn, vòng cổ hay vòng đeo tay có khả năng kết nối Bluetooth. Nó sẽ rung khi bạn nhận được tin nhắn hay thông báo.

Hiện tại, thường thì Unsworth chỉ kiểm tra hòm thư nhiều nhất một lần mỗi ngày, đọc khoảng 10% số thư nhận được. Mỗi ngày, lượng thời gian cô dành cho Instagram, Facebook và Twitter cũng chỉ là 5 phút. Phương pháp mạnh của cô có thể không phù hợp với tất cả mọi người, nhưng có một vài cách thức giúp chúng ta có thể áp dụng.

“Bạn cần thiết lập ranh giới của chính mình và thực hiện đúng những điều bản thân đặt ra. Bạn sẽ rất ngạc nhiên với thành quả mình đạt được.”

Đừng để các thông báo email đến gây xao nhãng đến công việc bạn đang làm trong ngày. Hãy suy nghĩ về việc thiết lập thời gian cụ thể để kiểm tra hòm thư đến.

Đối với các buổi họp, cô cũng yêu cầu nhân viên kiểm tra các thiết bị trước khi vào phòng, đặt hẹn giờ ít nhất 20 phút để không làm ảnh hưởng đến buổi họp. Điều này làm tăng năng suất, giảm căng thẳng và mang lại nhiều hạnh phúc hơn.

“Thật khó để lý giải tại sao, nhưng thật sự rất hạnh phúc khi tránh được những tiếng ồn của các thiết bị kỹ thuật số,” Unsworth nói.

Theo Tri thức trẻ